Ohjeistus teemanumeroiden julkaisemiseen Sosiologiassa
Sosiologia voi julkaista normaalien numerojen ohella jotakin tiettyä aihetta koskevia erikoisnumeroita eli teemanumeroita kerran vuodessa. Teemanumero keskittyy johonkin uuteen, tärkeään tai kiisteltyyn sosiologisesti merkitykselliseen aiheeseen. Teemanumero on muiden Sosiologian numeroiden lailla vertaisarvioitu julkaisu.
Teemanumero voi olla
a) lehden toimituksen ideoima, organisoima ja toteuttama tai
b) lehdelle tarjottu, aihealueen hyvin tuntevan tekijän/tekijöiden organisoima ja toimituskunnan hyväksymä teemallinen kokonaisuus.
Teemanumeron kirjoittajien valinta toteuttaa molemmissa tapauksissa joko avoimena kirjoittajakutsuna tai kohdennetulla kutsumenettelyllä, jolloin teemanumeron toimitusvastuullinen henkilö pyytää kirjoittajaksi aihealueen asiantuntijoita. Jos teemanumeroksi tarjotaan sisällöllisesti yhteneväistä, tietyn kirjoittajaryhmän valmista kokonaisuutta, ei edellä mainittu kirjoittajien valintamenettely ole tarpeen.
Teemanumeron toimittamisesta voi vastata vieraileva toimittaja tai toimittajat, muussa tapauksessa toimitusvastuu on lehden toimituksella. Kaikissa tapauksissa päätöksen teemanumeron julkaisemisesta tekee kuitenkin lehden päätoimittaja toimituskuntaa kuultuaan.
Ehdotuksia teemanumeroksi voi lähettää toimitukselle ympäri vuoden. Toimitus tekee päätöksensä teemanumerosta lehden toimituskunnan vuotuisen kokousaikataulun puitteissa.
Ehdotuksen teemanumeroksi tulee sisältää seuraavat asiat:
– Ehdotus teemanumeron nimeksi (enintään 5 sanaa)
– Teemanumeron tiivistelmä. Tiivistelmästä käy ilmi ainakin seuraavat asiat:
Teemanumeron tarkoitus ja ala sekä listaus asioista, joita se käsittelee. Tiivistelmä toisin sanoen ilmaisee teemanumeron tarkoituksen, oletetun tarpeen ja sisällölliset odotukset.
– Ehdotus teemanumeron organisoimisesta, toimituksesta, kirjoittajista sekä siitä, kuinka kirjoittajat on tarkoitus kutsua koolle.
– Aikatauluehdotus: teemanumeron ajallinen toteutus noudattaa Sosiologia-lehden teemanumerolle asettamia julkaisusuunnitelmia.
Artikkelien valintaprosessi
Teemanumero koostuu valittua aihealuetta käsittelevistä 3−4 artikkelista, keskustelupuheenvuoroista ja kirja-arvioista.
Kun kyseessä on kohdennetulla kirjoittajakutsumenettelyllä toteutettu teemanumero, erikoisnumeron vastuullinen toimittaja kutsuu kirjoittajaksi aihealueen asiantuntijoita. Sen jälkeen hän tekee esityksen lehden varsinaiselle toimitukselle erikoisnumeron sisällöstä ja kirjoittajista, jonka pohjalta lehden toimituskunta tekee päätöksen teemanumeron toimitusprosessin käynnistämiseksi.
Avoimella kirjoittajakutsumenettelyllä toteutetun teemanumeron vastuullinen toimittaja laatii ensin aiheesta kirjoittajakutsun, josta käy ilmi a) teemanumeron aihe, rajaus ja sisällölliset odotukset, b) toimitusaikataulu ja c) yhteistiedot.
Tarkemmin sanoen kirjoituskutsussa pyydetään kaikkia kiinnostuneita lähettämään teemanumeron toimitukselle lyhyt kuvaus artikkelin aiheesta, menetelmistä ja toteutuksesta (noin 200−250 sanaa). Samaisella kutsulla pyydetään myös teemaan liittyviä katsaus- ja puheenvuoroehdotuksia sekä kirja-arvioita. Näiden ehdotusten jättöaika on sama kuin artikkelikuvausten. Kirjoituskutsut saatetaan yleiseen tietouteen Sosiologia-lehdessä ja muilla asianmukaisilla foorumeilla, kuten esimerkiksi alan muissa tieteellisissä julkaisuissa ja sähköisissä medioissa. Kirjoittajakutsun levittämisestä vastaa teemanumeron toimitus.
Teemanumeron toimitus tekee saamiensa kuvausten perusteella päätöksen artikkelien kirjoittajista sekä teemanumeroon tulevasta muusta aineistosta. Erikoisnumeron toimittaja ilmoittaa valinnoista kirjoittajille välittömästi, kun lehden toimitus on hyväksynyt teemanumeron toimittajan ehdotuksen teemanumeron sisällöstä.
Jos kutsupohjaiseen teemanumeroon tulee alle kuusi (6) ehdotusta, erikoisnumeron toimitusprosessia ei liene tarkoituksenmukaista käynnistää. Kiinnostavien artikkeliehdotusten lähettäjille voi teemanumeron toimitusvastuullinen kuitenkin ilmaista, että lehti voi ottaa kuvauksen mukaisen artikkelin normaaliin valintamenettelyn piiriin.
Artikkelin kirjoittajia valitaan vähintään yksi enemmän kuin teemanumerossa on tarkoitus julkaista. Näin voidaan sekä vähentää mahdollisten ikävien yllätysten aikaansaamaa teemanumeron julkaisun viivästymistä että varmistaa teemanumeron artikkelien tieteellinen korkealaatuisuus. Syystä tai toisesta teemanumeroon sopimattomat artikkelikäsikirjoitukset on mahdollista julkaista Sosiologia-lehden muissa numeroissa, jos ne muuten täyttävät Sosiologia-lehden artikkeleille ominaiset laatuvaatimukset. Teemanumeron toimittaja tiedottaa kirjoittajia myös tästä valintamenettelystä.
Teemanumeron artikkelien pituus on hieman lyhyempi kuin lehden normaalinumerojen, enintään 6000 sanaa.
Valmiit artikkelikäsikirjoitukset tulee lähettää viimeistään kahdeksan (8) kuukautta ennen teemanumeron julkaisuajankohtaa. Teemanumeron toimittaja ehdottaa toimitusprosessiin valittavaksi ainoastaan käsikirjoituksia, jotka täyttävät lehdelle ominaiset korkean tieteellisen julkaisun kriteerit. Varmistaakseen tämän teemanumeron toimittajan on käytävä artikkelitarjoukset lävitse yhdessä lehden toimituksen kanssa. Näin valitut artikkelit käyvät lävitse muiden Sosiologia-lehden artikkelikäsikirjoitusten tavoin vertausarviointiprosessin.
Vertaisarviointi
Kaikki teemanumeroon tarkoitetut artikkelikäsikirjoitukset käyvät lävitse vertaisarviointiprosessin. Teemanumerosta vastaava toimittaja huolehtii, että jokaiselle artikkelikäsikirjoitukselle nimetään vähintään kaksi anonyymia ja riippumatonta arvioijaa. Jos teemanumero on vierailevan toimittajan organisoima, on hänen tehtävänään järjestää kullekin käsikirjoitukselle yksi vertaislukija, Sosiologia-lehden toimitus huolehtii lopuista.
Teemanumeron vastaava toimittaja lähettää artikkelikäsikirjoitukset arvioitavaksi kahden viikon kuluessa siitä, kun hän on ne vastaanottanut. Vertaisarvioijat odotetaan kirjoittavan lausuntonsa kuuden viikon kuluessa. Lausuntojen saavuttua teemanumeron toimittaja tekee kunkin käsikirjoituksen kohdalla ehdotuksen sen jatkosta:
– käsikirjoitus on julkaisukelpoinen lähes sellaisenaan (vain pieniä korjauksia).
– käsikirjoitusta on muokattava ja suositellaan uutta arviointia (suurempia korjauksia).
– käsikirjoituksessa vielä paljon töitä, joten olisi tehtävä huomattavia korjauksia (hylätään teemanumerosta, mutta mahdollisuus tarjota uutena 1. kierroksen tarjouksena Sosiologiaan)
– käsikirjoitus ei ole sopiva Sosiologian julkaisuohjelmaan.
Jos toimittaja valitsee ”käsikirjoitus on julkaisukelpoinen”, se hyväksytään julkaistavaksi teemanumerossa, mistä toimittaja kirjoittaa myös informoi.
Jos toimittaja valitsee ”käsikirjoitusta on muokattava…”, kirjoittajan odotetaan työstävän käsikirjoitusta huomioon ottaen saamansa vertaisarviokommentit ja lähettämään korjatun käsikirjoituksen sovitun ajan puitteissa. Kun työstetty käsikirjoitus on vastaanotettu, käsikirjoitus käsitellään Sosiologian toimituskunnassa, joka päättää sen julkaisemisesta: julkaistaanko sellaisenaan, onko sitä vielä työstettävä, hylätäänkö se.
Jos toimittaja valitsee ”mahdollisuus tarjota uutena 1. kierroksen”, kirjoitus hylätään teemanumerosta, mutta teemanumeron toimittaja saattaa kirjoittajalle tietoon, että työstämällä käsikirjoitusta edelleen se voidaan ottaa normaaliin julkaisuprosessiin. Toimittaja voi myös päättää, ettei käsikirjoitus ole teemanumeroon tai Sosiologia-lehden julkaisuohjelmaan sopiva.
Aikataulu
Teemanumeron julkaisuprosessiin sisältyy usein monia odottamattomia yllätyksiä kuten aikataulun joustamista ja sisällön joustamattomuutta. Tästä syystä teemanumeroa ei tulisi suunnitella julkaistavaksi vuoden ensimmäisenä numerona. Vuoden toinen numero ei myöskään käy, sillä siihen on perinteisesti varattu tilaa vuotuisten Sosiologipäivien annille. Ihanteellisin julkaisuajankohta on vuoden viimeisin numero eli numero neljä. Myös vuoden kolmas numero sopii teemanumerotarkoituksiin.
Vuoden viimeisenä numerona julkaistun teemanumeron toimitusprosessi on ajallisesti seuraava:
– Kirjoittajakutsu viimeistään julkaisuajankohtaa edeltävän vuoden elo-syyskuussa
– Teemanumeroon kirjoittajien valinta viimeistään julkaisuvuoden tammikuussa
– Käsikirjoitusten ensimmäinen referee-kierros alkaen viimeistään huhtikuussa
– Valmiit artikkelikäsikirjoitukset tulisi olla viimeistelyä vaille valmiina viimeistään lokakuussa.
– Teemanumero ilmestyy joulukuussa
Kolmannessa numerossa ilmestyvän teemanumeron toimitusprosessi on ajallisesti puolestaan seuraava:
– Kirjoittajakutsu viimeistään julkaisuajankohtaa edeltävän vuoden huhti-kesäkuussa
– Teemanumeroon kirjoittajien valinta viimeistään julkaisuajankohtaa edeltävän vuoden lokakuussa
– Käsikirjoitusten ensimmäinen referee-kierros alkaen viimeistään tammikuussa
– Valmiit artikkelikäsikirjoitukset tulisi olla viimeistelyä vaille valmiina viimeistään kesäkuussa
– Teemanumero ilmestyy viimeistään lokakuussa.
Teemanumeron vastaava toimittaja neuvottelee lehden toimituksen kanssa ajoituksesta ja artikkelien lähettämisestä teemanumeroon. Jokaisesta teemanumerosta on myös tehtävä yksityiskohtainen aikataulu ja toteuttamissuunnitelma yhdessä lehden toimituksen kanssa. Aikataulu ja toteuttamissuunnitelma käsitellään myös lehden toimituskunnassa.
Toimitusprosessi
Lehden toimitus ja toimituskunta on pidettävä ajan tasalla teemanumeron toimitusprosessin etenemisestä sen kaikissa vaiheissa. Toimituksella ja toimituskunnalla on myös oikeus tarvittaessa pysäyttää teemanumeron toimitusprosessi. Teemanumeroon tarkoitetut valmiit artikkelikäsikirjoitukset voidaan myös julkaista lehden muissa numeroissa, jos teemanumero ei syystä tai toisesta muodosta tarkoituksenmukaista teemallista kokonaisuutta.